La gestion électronique de documents est une solution logicielle pour gérer le cycle de vie d’un document électronique. De sa création en passant par son stockage ou son partage à sa destruction, ces logiciels s’occupent de vos documents. La GED ne concerna pas que les grandes entreprises, au contraire, les PME ont également intérêt à tirer profit des bénéfices apportés par ces logiciels.

Les avantages :

  • Réduction du volume de stockage,
  • Facilité et rapidité pour trouver des documents,
  • Réduction du risque de perte,
  • Cohérence avec les exigences des systèmes qualité,
  • Facilité de gestion et maîtrise des droits d’accès…

En résumé, la GED améliore l’efficacité d’une organisation et le contrôle des documents tout au long de leur utilisation dans l’entreprise.

Les grandes fonctions de la GED :

Création et capture de documents : 3 entrées sont possibles dans le système :

  • Les documents nativement digitaux
  • Les documents papiers à scanner et convertir en fichiers électroniques.
  • Les créations directes dans le logiciel GED

Indexation : les logiciels de GED indexent les documents pour faciliter et accélérer les recherches

Stockage : grande capacité de stockage pour conserver d’innombrables documents

Diffusion et consultation : Partager des documents auprès de plusieurs utilisateurs, les modifier, les recevoir. Les documents sont consultables à partir de différents supports (tablettes, smartphones, ordinateurs…).

Archivage et suppression : la conservation ou destruction des documents dépendent des règles de gestion attachées aux documents.

Sécurité : enfin ces logiciels assurent la sécurité des documents sensibles et plus globalement de la sauvegarde des données du système.

Il existe des logiciels GED, mais nous préconisons pour les PME d’intégrer des fonctionnalités GED dans un logiciel de communication sur mesure qui pourra également gérer le relationnels clients ou la collaboration entre les équipes.